Hilfedatei zu Cadia Warenwirtschaft © by Langwald EDV-Beratung
 
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Auftragsabwicklung

 
Besteuerung: hier können Sie eine Voreinstellung aus den Programmoptionen zuweisen.
Je nach Besteuerungsart muss eine UST-ID vorliegen oder nicht.
UST wird ausgewiesen = Mehrwertsteuer wird im Beleg mitgerechnet und im Druck angezeigt
 
Beispiel: (der eigene Betrieb befindet sich in Österreich)
Ein österr. Kontakt z.B. als "Kunde" markiert, wählen Sie hier die innländische Besteuerung (1).
Ein deutscher Kontakt, auch "Kunde", erhält die Besteuerung 2 oder 4
Ein schweizer Kontakt, auch "Kunde", erhält die Besteuerung 3 (rechargeable).
Ist der schweizer Kontakt jedoch "Lieferant" und erhalten Sie über ihn Eingangsrechnungen mit MWSt., ist hier die Normalbesteuerung (1) zu wählen.
Ist ein Kontakt sowohl Kunde als auch Lieferant, kann es möglich werden, dass die Besteuerung zwischendurch umgesetzt werden muss, damit in den Belegen die richtige Besteuerung verwendet wird.
 
UST-Identifikationsnr. (EU) = auch UID oder UST-ID
Button "MIAS" > anklicken, um UST-ID zu prüfen / geprüft: Richtigkeit von UST-ID über "MIAS" geprüft am
Die Prüfung über MIAS funktioniert nur, wenn Sie selbst in den Firmendaten eine richtige USt-ID eingetragen haben.
 
Steuernummer = nationale Steuernummer, im eigenen Land gültig
 
Belegsprache: wählen Sie hier aus, in welcher Sprache die Ausdrucke (Belege: Bestellung, Rechnung etc.) an den Kontakt verfasst werden sollen. Die Belegsprache kann später pro Beleg individuell verändert werden.
 
Belege per Email / Kontakt ist einverstanden: Häkchen setzen, wenn der Kontakt zustimmt, dass Aufträge (Bestellung, etc.) per Email versandt werden dürfen.
 
Kundennummer Fremd:  wenn vorhanden, hier die Kundennummer eintragen, die Sie beim Lieferanten haben, für Belege wichtig.
 
Erlöskonten: pro Kunde können die Erlöskonten, über die die einzelnen Nettosummen in einer Rechnung gebucht werden sollen, voreingestellt werden (richten sich mit dem Einrichtungsassisten von alleine ein).
 
Interne Hinweise für Ein- und Verkauf:
Hier können Sie alle notwendigen Hinweise reinschreiben, welche Sie in den Belegen der Auftragsverwaltung später benötigen.
Das sind z.B. Informationen, welche in der Kontaktverwaltung sonst keine Berücksichtigung finden oder wofür kein eigenes Feld vorhanden ist, wie z.B. interne oder externe Nummern, Hinweise zu Preisen, etc.
In der Kontaktverwaltung oben über den Button "H" schnell aufrufbar.
Wenn beim Kontakt ein interner Hinweis hinterlegt ist, färbt sich das der H-Button orange.
Gehen Sie mit der Maus über den H-Button werden Ihnen die Hinweise auch angezeigt in einer Blase.
 
 
Verkaufskonditionen
 
Debitorennummer: Für den zukünftig geplanten Export von Rechnungsdaten und Eingangsrechnungsdaten für den Steuerberater in einem für DATEV passenden Format sind diese Felder relevant.
Hier können Sie die passenden Kontonummern aus dem Datev-Kontenrahmen Ihren Kontakten zuweisen.
Über die Programmoptionen können Sie diese Nummer automatisch bei Anlage eines Kontakts anlegen lassen (wichtige Voreinstellung!) > Achtung! bei automatisiertem Prozess ist eine Änderung dieser Nummer nicht möglich. Wenn Sie dennoch eine Änderung herbeiführen möchten, müßten Sie zwischendurch die Automatisierung über die Programmoptionen deaktivieren.
Achten Sie bitte darauf, dass die Berechnung lt. Voreinstellungen in den
Programmoptionen hier keine Minuszahl liefert (Probleme bei DATEV)!
 
Zahlungsbedingung: (Pflichtfeld)  mittels Klappfenster auswählen
Ergänzungen/Änderungen können unter Grundeinstellungen vorgenommen werden.
Hier bekommen Sie zusätzlich auch die Informationen über den Mahnstatus (wann ist Mahnung 1 fällig, Mahnung 2, Mahnung 3, Skontosatz)
Mit Doppelklick auf das Auswahlfeld gelangen Sie in die Voreinstellungen der Zahlungsbedingungen und können dort ggfls. eine Zahlungsbedingung nachtragen.
 
Transportbedingung: mittels Klappfenster auswählen
Ergänzungen/Änderungen können unter Grundeinstellungen vorgenommen werden.
 
Rabattstufe / - Rabattsatz: Voreinstellung für den Kunden geltende Artikelpreise: welche Rabattstufe wird diesem Kunden zugewiesen bzw. welchen Rabattsatz wird diesem Kunden zugewiesen - von Belange für Rechnungslegung.
 
Warenkreditlimit: Bis zu welchem Limit gewähren Sie Ihrem Kunden Warenkredit (für künftige Erweiterung).
Inanspruchnahme = Beträge aus Verkauf, siehe Warenkreditprüfung
 
Rechnung per Fax versenden (Kunde wünscht ausdrücklich den Versand per FAX; wird dann in Beleg so markiert)
 
Kunde für Verkauf gesperrt: ankreuzen, wenn Kunde Warenkreditlimit überzogen hat, d.h. Kunde vielleicht nicht zahlt oder Ihre Offenen Posten bei dem Kunden bereits zu hoch sind, siehe auch Kunde für weitere Aufträge sperren
 
Mahnspesen: Setzen Sie hier das Häkchen, dann werden bei diesem Kontakt auch die Mahnspesen (Betragshöhe lt. Voreinstellungen in den Programmoptionen) berücksichtigt.
 
Mahnsperre: Kunde erhält keine Mahnungen, solange dieses Häkchen hier gesetzt ist. Die Rechnungen gelangen zwar in das Mahnwesen (Überfällige Posten), aber werden von einem Mahnlauf ausgenommen. Auch wenn Sie händisch eine Mahnung verschicken wollen, weist Cadia Sie darauf hin.
 
 
Abweichende Funktionen für Rechnungslegung:
 
Die Rechnung erhält ein anderer Empfänger:
Normalerweise wird die Rechnung an die Empfängeradresse zu der jeweiligen Kundennummer verschickt.
Wählen Sie hier jedoch einen anderen Kontakt aus, wird die Rechnung an diese Empfängeradresse ausgestellt.
Wird nun aus einem Lieferschein mittels Übernahme eine Rechnung erstellt, prüft Cadia, ob für den Kontakt vorgemerkt ist, dass die Rechnung einen alternativen Empfänger haben soll und benutzt dann die Daten des alternativen Rechnungskontakts. Lediglich die im Lieferschein vorgemerkte Lieferanschrift wird dann in die Rechnung übernommen. Hierzu ein Beispiel: Sie haben eine Firma mit diversen Niederlassungen als Kunden. Die Lieferungen sollen alle direkt an die Niederlassungen erfolgen, lediglich die Rechnungen sollen an die Zentrale geschickt werden. Nun können Sie jede Niederlassung als Kontakt anlegen und sofort den "Abweichenden Rechnungsempfänger" - also die Kundennummer der Zentrale - hinterlegen.
Wählen Sie in der Rechnung den Kunden (Namen oder Nummer) manuell neu aus oder aktualisieren Sie den Datensatz, dann wird die abweichende Rechnungsadresse nicht berücksichtigt, da der Kontakt ja direkt angewählt wurde.
 
Die Rechnung, welche per Mail verschickt, geht an eine andere Mailadresse:
Normalerweise wird die Rechnung an die eingetragene Emailadresse (der Hauptadresse) verschickt.
Tragen Sie jedoch hier eine abweichende Emailadresse ein, wird die Rechnung an diese Mailadresse verschickt.
(Es sind auch mehrere Mailadressen möglich, wenn Sie die Anzahl der 50 Zeichen nicht überschreiten, Trenner dafür ein " ; ").
Die abweichende Mailadresse wird auch verwendet, wenn Sie aus einem Angebot, Auftrag oder Lieferschein heraus eine RE generieren, funktioniert genauso bei Sammelrechnungen.
 
In der Rechnung soll eine andere (abweichende) Schlußbemerkung stehen:
Tragen Sie hier nichts ein, verwendet das Programm automatisch die Schlussbemerkung aus den Programmoptionen/"Texte für Rechnung".
Tragen Sie jedoch etwas ein, sollte es ein Text sein, der nur für diesen Kunden gilt, z.B. notwendige steuerliche Texte. Legen Sie dann einen neuen Beleg für diesen Kunden an, wird dieser Text verwendet.
 
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Einkaufskonditionen
 
Kreditorennummer: Für den zukünftig geplanten Export von Rechnungsdaten und Eingangsrechnungsdaten für den Steuerberater in einem für DATEV passenden Format sind diese Felder relevant.
Hier können Sie die passenden Kontonummern aus dem Datev-Kontenrahmen Ihren Kontakten zuweisen.
Über die Programmoptionen können Sie diese Nummer automatisch bei Anlage generieren lassen (wichtige Voreinstellung!) > Achtung! bei automatisiertem Prozess ist eine Änderung dieser Nummer nicht möglich. Wenn Sie dennoch eine Änderung herbeiführen möchten, müßten Sie zwischendurch die Automatisierung über die Programmoptionen deaktivieren.
Achten Sie bitte darauf, dass die Berechnung lt. Voreinstellungen in den Programmoptionen hier keine Minuszahl liefert (Probleme bei DATEV)!
 
Kostenträgernummer: evt. relevantes Feld für Buchhaltung.
 
Zahlungsbedingung: (Pflichtfeld)  mittels Klappfenster auswählen
Ergänzungen/Änderungen können unter Grundeinstellungen vorgenommen werden.
Mit Doppelklick auf das Auswahlfeld gelangen Sie in die Voreinstellungen der Zahlungsbedingungen und können dort ggfls. eine Zahlungsbedingung nachtragen.
 
Transportbedingung: mittels Klappfenster auswählen
Ergänzungen/Änderungen können unter Grundeinstellungen vorgenommen werden.
 
Rabattsatz: Voreinstellung für den Lieferanten geltenden Rabattsatz (Sie erhalten bei diesem Lieferanten immer diesen Rabattsatz, egal auf welche Artikel).
 
Hauptlieferant für Artikel:
hier sehen Sie die Liste aller Artikel, wo dieser Kontakt der Hauptlieferant ist.
Beim Artikel ist bei den Artikelstammdaten dieser Kontakt als Standardlieferant hinterlegt.
 
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Preisgruppen
 
 
beim Kunden können Sie festlegen, welche Preisgruppe für diesen Kunden ab welchem Datum gilt, d.h. ein Kunde kann während der Geschäftsbeziehung für bestimmte Zeiträume unterschiedlichen Preisgruppen angehören. Diese kundenbezogenen Staffelpreise können Sie im Formular Preisgruppen/Reiter Kunden für Preisgruppe definieren.
 
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Zahlungsmoral
 
hier sehen Sie eine kleine Liste, wo die Zahlungsmoral des Kunden angezeigt wird. Wie hat er in welchem Jahr bezahlt... wieviele Tage nach Versand der Rechnung bzw. hat er die Fälligkeit der Rechnung überschritten (ein "Minus" vor der Zahl bedeutet, der Kunde hat vor der Fälligkeit bereits bezahlt).  So können Sie die Zahlungskondition pro Kunde besser kalkulieren.