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Belegvorlage

 
Eine Belegvorlage legen Sie an, wenn Sie einen Vertrag mit Ihrem Kunden haben.
Sie können Ihrem Kunden in einem bestimmten Intervall zu einem "Auftrag" immer wiederkehrende Belege generieren, in den meisten Fällen ist dies eine Rechnung.
 
In wiederkehrenden Belegen bleiben die Daten fast immer gleich.
Belegvorlagen sind terminiert, da sie zu einem bestimmten Intervall immer wieder generiert & an Ihren Kunden verschickt werden.
 
Wenn Sie die Belegvorlage nutzen, weil Sie einen Beleg nicht immer wieder schreiben möchten, empfehlen wir Ihnen anstatt dessen den "Duplizieren-Button" in den Belegen. Sie erhalten schnell einen gleichen Beleg, wo nur mehr einzelne Felder (wie z.B. Auftragsnummer oder -datum) abgeändert gehören.
 
Wenn Sie eine Belegvorlage nutzen möchten, aber nicht für einen bestimmten Kunden...
dann beachten Sie bitte, dass nach Generierung eines Beleges - z.B. Angebot - die Preise nicht aktualisiert werden, wenn Sie einen anderen Kunden wählen bzw. zuordnen.
Es werden auch keine kundenspezifischen Preise oder Rabatte gezogen/nachgeschlagen.
Auch die "Neuberechnung des Artikels" bewirkt nicht, dass kundenspezifische Preise gezogen werden.
 
 
Belegvorlagen lassen sich manuell erstellen (1) oder anhand eines vorhandenen Beleges (2):
 
(1) Erfassung manuell:
 
Legen Sie über Menü Verkauf/Belegvorlage über den Button "NEU" eine neue Berichtsvorlage an.
Wählen Sie zuerst die Kerndaten:
 
./ einen Kontakt, für den diese Belegvorlage genutzt werden soll.
./ die Autragsbezeichnung: ein fixer Text schreiben oder Variablen {var1 - 5} nutzen... dazu kommen wir später
./ Zahlungsbedingung, Rabatt etc. wie bereits bekannt aus normalen Belegen
./ zum wiederfinden:
 
Wählen Sie die Belegart (aus der Nachschlagliste);
und vergeben Sie einen Referenznamen, damit Sie diese Belegvorlage auch später finden (interner Name).
 
./ die Terminserie festlegen:
 
X-Tag = der Tag des terminierten Termines, bei uns zum Beispiel der 16. jeden Monats
X-Serie = die laufende Fälligkeit, z.B. Monat, Jahr; wählen Sie aus der Nachschlagliste
 
Geben Sie an, wann die Terminserie beginnen soll, also der erste Beleg generiert werden soll.
Geben Sie weiters an, wann die Terminserie endet.
 
Diese Felder sind grau hinterlegt und können nicht ausgewählt werden. Das Programm berechnet anhand der voreingestellten Parameter die "nächste Fälligkeit" und trägt nach Generierung eines Terminbeleges auch die "zuletzt generierte Fälligkeit" ein.
 
./ legen Sie jetzt der Reihe nach Ihre Artikelpositionen an.
 
Wenn die Belegvorlage fertig ist, speichern Sie diese ab (Häkchen).
Speichern Sie die Belegvorlage ab, gelangt sie in die Liste der Belegvorlagen und kann weiterverwendet werden.
 
Da terminierte Belegvorlagen meist zu einem bestimmten Termin abgerufen werden, ist das Datum oder ein Termin hier von großer Wichtigkeit:

Dieses Datum bzw. den Termin möchte man nicht jedes mal separat erfassen. Dafür nutzen Sie die Variablen {var1} ... bis {var6}.
Diese Variablen können in den Feldern Auftragsbezeichnung, Artikelbezeichnung und Artikelbeschreibung eingesetzt werden.
 
Beispiel:
Auftragsbezeichnung: "Miete Server-Hosting für Monat {var1}" eingeben. Diese Variable wird dann später mit Ihrem Wert 'gefüllt'.
 
Wechseln Sie nun über Menü VERKAUF in die Liste Belegvorlagen.
Hier werden alle terminierten Belegvorlagen angezeigt.
Ebenso die 5 Variablen, denen Sie hier einen Wert zuweisen können.
 
Da wir in unserem Beispiel oben die Variable 1 verwendet haben, müssen wir hier nun einen Wert zuweisen:
Schreiben Sie in das weiß Feld nun den Monat für die Abrechnung zum Beispiel "Juli", dann ersetzt das Programm beim Generieren des Beleges Ihre {var1} mit dem Wort "Juli" - Weitere 4 Variablen können Sie in den Feldern Auftragsbezeichnung, Artikelbezeichnung und Artikelbeschreibung verwenden.
 
nur fällige ... Nehmen Sie das Häkchen weg, erscheinen auch wieder bereits verrechnete Belege.
[Datum bis] .... Wählen Sie hier aus, bis wann Sie die Belegvorlagen automatisch generieren möchten.
Bevor Sie nun die Generierung des Drucks starten, können Sie auch noch einen Filter einsetzen.
 
Über die re-Maustaste in der Tabelle können Sie für "markierte Belege" automatisch die Belege generieren, in unserem Fall oben wäre es eine Rechnung.
 
Cadia übernimmt automatisch die Daten aus der Belegvorlage und den Variablen aus der ListeBelegvorlage und generiert daraus einen Beleg.
Cadia überträgt die Datums-Daten in Ihre Belegvorlage (wann der letzte Beleg generiert wurde; wann der nächste Beleg generiert werden muss) und bringt bei Fälligkeit eine Anzeige als Hinweis im Startfenster.
 
 
 
(2) Sie haben einen Beleg geschrieben und möchten diese in eine Belegvorlage umwandeln:
     
Über den Aktionenbutton in jedem Beleg (Angebot, Auftrag, LS, RE) können Sie einen bereits erstellten Beleg als Belegvorlage übernehmen: