Hilfedatei zu Cadia Warenwirtschaft © by Langwald EDV-Beratung
 
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DATEV

 
ab 5/2017 eigenes Programm:
Menü Controlling / Export Fibu (für DATEV, Lexware und Diamant)
 
Das Programm CadiaFibuExport wird zusammen mit CadiaOFFICE ausgeliefert bzw.Installiert.
 
Die DATEV Schnittstelle dient zum Erstellen Datev-konformer Exporte zwecks Weitergabe an Steuerberater / Datev®.
(Zurzeit enthält das Programm noch das alte Postformat, das neue Format ist in Vorbereitung bis Ende 2017)
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Voraussetzung für die Nutzung der DATEV-Schnittstelle ist, dass in Cadia
 
* die Buchungs- und Erlöskonten richtig voreingestellt sind (Programmoptionen),
* die Debitoren- und Kreditorennummern (pro Kontakt) alle vorhanden sind.
 
Benötigen Sie hier die Unterstützung des Cadia-Teams, vereinbaren Sie bitte mit uns einen Termin (kostenpflichtig).
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Datev bestellen und aufspielen
 
Die DATEV-Schnittstelle (für Rechnungswesen) ist eine kostenpflichtige Schnittstelle.
Die Schnittstelle können Sie über unsere Homepage herunterladen.
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  Auch im neuen Programm sind folgende Voreinstellungen zu treffen.
 
Reiter "DATEV Einstellungen"
 
Verlangt das Programm nach einer SELF-ID, tragen Sie die Ihnen vorliegende ID ein (wenn keine vorliegt, dann tragen Sie eine x-beliebige 5-stellige Nummer ein).
 
Beraternummer d. STB: erhalten Sie vom Steuerberater
Ebenso die Mandantennummer.
Wirtschaftsjahr im Format JJJJ eintragen.
 
Fälligkeitsdatum übertragen:
      bedeutet, dass DATEV dann auch die Fälligkeit von Ein- und Ausgangsrechnungen überwachen kann.
 
Buchstaben aus RE-Nummer entfernen (AR)
      bedeutet, dass aus der AR-Nr. alle Buchstaben entfernt werden...
      Beispiel... aus der RENr. 14.00393... erscheint in der Übermittlung nur 1400393
      Der Pkt. wird zwangsläufig auch entfernt, weil DATEV keine Punkte akzeptiert in einer Rechnungsnnummer
     (Richtiglinie von DATEV)
 
Buchungstext AR: kann festgelegt werden, Default = AR mit EG-Automatikkonto
Buchungstext ER: kann festgelegt werden, Default = ER mit EG-Automatikkonto
- wenn Sie die beiden Felder leer lassen, werden Sie automatisch mit dem Nachnamen belegt -
 
Zusätzlich können Sie für die Eingangsrechnungen weitere Optionen festlegen:
 
CadiaBelegnummer als Buchungsreferenz verwenden z.B. E15.00100
Fremdbelegnummer im Buchungstext übergeben (vom Lieferanten)
Positionen nach Buchungskonto/Besteuerung zusammenfassen
     (wenn mehrere Artikelpositionen mit selbem Buchungskonto oder Besteuerung sind, werden
     diese in einer Buchungszeile zusammengefasst)
 
Ihr Steuerberater: wählen Sie hier den erfassten Kontakten Ihren Steuerberater aus (wichtig für Versand der DATEV-Informationen per Email).
 
Ausgangsrechnungen mit Kostenstelle (Profitcenter) exportieren: wählen Sie hier "mit Kostenstelle" aus, dann wird auch das Profitcenter aus den Positionen der Rechnungen mit in die DATEV Schnittstellte exportiert.
 
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Legen Sie jetzt den zu exportierenden Zeitraum (von - bis) fest
Klicken Sie dann auf den Button "Daten für Zeitraum abrufen"
 
Jetzt wird der Exportordner von Cadia berechnet und festgelegt (in Ordner .....")
 
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  (1) Ausgangsrechnungen - Eingangsrechnungen - Zahlungen Ausgangsrechnungen - Zahlungen Eingangsrechnungen
 
  Export mit Buchungsschlüssel
  (nur Reiter Eingangsrechnungen) Bitte einmalig einstellen, ob die Daten mit oder ohne Buchungsschlüssel exportiert an Ihren Steuerberater weitergeleitet werden sollen.
 
  Rufen Sie jetzt die jeweiligen Reiter auf und klicken Sie jeweils auf "prüfen & exportieren"
  für die Bereiche, die in die Datei für den Steuerberater gepackt werden sollen wollen.
  Achten Sie darauf, dass das Protokoll keine Fehleranzeige enthält.
  Wenn doch, werden die festgestellten Fehler nach der Vorprüfung im Protokoll angezeigt.
  Bitte korrigieren Sie diese und führen nochmals die Prüfungen und Exporte einzeln durch.
 
Ausgangsrechnungen können wahlweise mit oder ohne Kostenstelle exportiert werden; als Kostenstelle verwendet Cadia das Profitcenter (P-Key), das Sie in den Positionen der Rechnungen festlegen.
Im Export werden zusätzlich zum Nachnamen auch die Vornamen, max. 25 Zeichen mitgeliefert.
 
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Häufig auftretende Fehler:

Nicht genau definierte Fehler z.B. "#004 Dieses Mußfeld hat keinen Inhalt..." können entstehen, wenn z.B. Stammdaten (Kontakte) zwar mit Nachnamen, aber ohne Adresse in Cadia erfasst wurden. DATEV erwartet auch in den Adressdaten richtige und vollständige Angaben.
 
  ER: Positionen mit Betrag 0 werden unterdrückt.
          Fremdbelegnummern sind Pflicht.
AR+ER: Positionen ohne Nachnamen werden markiert (korrigieren in Kontakte)
               Positionen mit Nachname Dummy (Kontaktnr. 0) werden nicht akzeptiert, weil keine Kreditoren bzw.
               Debitoren-Nr. zugewiesen werden kann.
 
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(2) Stammdaten Debitoren/Kreditoren
 
Hier haben Sie eine Übersicht Ihrer Kontakte samt den dazugehörigen Debitoren-oder Kreditorennummern.
Bitte hintereinander prüfen und exportieren.
Rot markierte Datenzeilen bitte überprüfen, hier fehlen in der Kontaktverwaltung grundlegende Informationen beim jeweiligen Kontakt.
 
Wurden Änderungen bei den Kontakten durchgeführt, können Sie dies global über eine Änderung in den Listen "ListeRechnungen" und "ListeEingangsrechnungen" ändern. Stellen Sie das Datum ein und nutzen Sie dann das re-Maus-Menü "Kreditorennummer aktualisieren" oder "Debitorennummer aktualisieren".
 
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(3) Manuelle Buchungen
 
hier können Sie manuelle Buchungen für die Datenübermittlung aufnehmen und ebenso prüfen und exportieren.
 
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Zum Schluß klicken Sie den Button "Dateien packen und an STB senden" anklicken und die aufbereiteten Daten übermitteln:
 
Die aufbereiteten Daten setzen sich aus Ihren generierten und überprüften Daten zusammen und werden einzeln unter
 
Nutzen Sie den Cadia-Emailclient und haben Sie die Email beim Steuerberater (Kontakte) hinterlegt, bereitet Cadia die Email selbständig auf und als Anlage die nötige ZIP-Datei. Diese Datei findet sich jederzeit wieder im Unterordner Cadia/DATEV/Exporte wieder.
 
Nutzen Sie nicht den Cadia-Emailclient (sondern einen anderen Standard-Email-client wie z.b. Outlook) müssen Sie selbständig eine Email an den Steuerberater aufbereiten und die Exporte aus dem DATEV-Verzeichnis (Datei mit Datum aus dem Unterverzeichnis EXPORTE) als Anlage hinzufügen.
 
In diesem Exportverzeichnis werden alle Ihre generierten und aufbereiteten Daten in Dateien abgespeichert. Jeder einzelne Vorgang (Ausgangsrechnungen / Eingangsrechnungen / Zahlungsausgang / Zahlungseingang / Stammdaten... / Manuelle Buchungen) als Datei.
 
Die Datev-Dateien haben ein spezielles Format und können nicht einfach gelesen oder mit einem Programm geöffnet und gelesen werden.
 
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Einsehen kann man den Inhalt dieser Dateien mit dem Programm SELFPP, das auch im Unterordner von Datev "FBOP" vorhanden ist. So hat man die Möglichkeit, den Inhalt der Dateien zu ueberpruefen, bevor man sie weiterleitet. Dafür ist auch der Button "DATEV-SELF starten" in unserem Schnittstellenfenster vorhanden.
 
Wenn Sie SELFPP starten, öffnen Sie den Ordner, wo die 2 Dateien (EV01 und ED00001) liegen.
Klicken Sie die Datei ED0001 an, erhalten Sie Listen angezeigt, welche Sie als PDF aufbereiten oder drucken können.