Hilfedatei zu Cadia Warenwirtschaft © by Langwald EDV-Beratung
 
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Dokumentarchiv

beinhaltet
 
1)  Archivierung aller Dokumente
2)  Schreiben von Word-Formularen (Briefen, etc.) oder Excel-Formularen
      = Word- und Excelschnittstelle
 
Die Dokumentenarchive in Cadia orientieren sich vollends an den Einstellungen Ihres Windows-Explorers im Betriebssystem. D.h. so wie Sie Ihren Explorer einrichten, erscheint auch das Dokumentarchiv und Sie können beliebige Spalten ein- oder ausblenden. Die Drag&Drop-Funktionen unserer Dokumentenarchive entsprechen jetzt exakt derer Ihres Betriebssystems.
(Beispiel f. Windows7: im Windows Explorer die Spalten so einrichten wie Sie sie brauchen auch für Cadia und dann über EXTRAS Button "für Ordner übernehmen" aktivieren).
 
In Cadia können Sie Dokumente
 
1) ablegen, die ausserhalb von Cadia geschrieben/gespeichert  wurden, und dann direkt aus Cadia heraus wieder aufrufen. Das können Dokumente jeglicher Art sein (PDF, Pictures, Word- und Exceldokumente, etc.).
2) erstellen (Word oder Excel) anhand vorhandener Vorlagen oder selbst erstellter Vorlagen (Word .doc,.docx; Exel .xls, .xlsx).
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Verschlüsselung von Dokumenten (DSGVO)
 
Legen Sie Dokumente (Word, Excel, PDF) im Dokumentarchiv von Cadia ab, werden diese nicht verschlüsselt.
Auch ein Reinziehen von Dokumenten in das Archiv von Cadia löst keine Verschlüsselung aus (z.B. Email aus Outlook).
Benutzen Sie das Dokumentenarchiv, müssen solche Dokumente mit Passwörtern durch den Erfasser selbst geschützt werden!
Emails die z.B. von Outlook ins Cadia-Dokumentarchiv gezogen/abgelegt werden, sind von der Verschlüsselung auch nicht betroffen!!!
 
Nur Emails die über den Cadia-Emailclient empfangen bzw. verschickt werden, werden ab Mai 2018 im Dokumentarchiv des Kontakts vor Speicherung im Archiv verschlüsselt abgelegt. Sie erkennen dies an der Dateiendung .enc (früher .eml).
D.h. ein direkter Aufruf mittels Doppelklick aus dem Dokumentarchiv oder im WindowsExplorer führt zu keinem brauchbaren Ergebnis.
Stattdessen öffnen Sie solche Emails bitte über das Kundenarchiv (Kontaktverwaltung/Emails oder über den Postversand oder über die Objektverwaltung/Emails...).
Haben Sie kein gesondertes Emailarchiv lassen sich die Emails auch über die Gesendeten Emails im Emailclient öffnen und ansehen.
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Bei der Erstellung eines Word-Dokuments kann vor Produktion der Datei alternativ zur Hauptanschrift bestimmt werden, dass die Daten eines Ansprechpartners verwendet werden sollen > Auswahlfeld Ansprechpartner
 
Zusätzlich können Sie beim Erstellen eines neuen Dokuments mittels Setzen eines Häkchens auch den Dateinamen vor den Dokumentennamen stellen:
 
 
über den kleinen Button "Ordner öffnen" für Hauptarchiv nebem dem Pfad der Dateiablage gelangen sie stets wieder zurück in das Hauptarchiv des Kunden, zB. wenn Sie sich in einem Unterordner befinden.
 
3) einscannen und als Picture/image abspeichern:
    siehe auch Scannen
 
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1) Ablage von Dokumenten direkt zum Kunden:
 
 
Der kundenspezifische Dateiordner (siehe Bild oben) legt sich an, sobald Sie den Reiter "Dokumentenarchiv" einmal geöffnet haben.
Es wird ein im Archivordner ein Unterarchiv mit "Nachnamen_Kundennummer" generiert, sodass es auch über den Wind.Explorer leicht identifizierbar bleibt.
Abgelegte Dateien können nur innerhalb des Dokumentarchivs oder über die Kontaktliste (Spalte ArchivReferenz muss eingeblendet sein) aufgerufen werden. 
1) Zu dieser Liste können Sie über den Button weitere Dokumente mit Drag&Drop in die Liste ziehen.
Sie können jede Datei mit rechter Maustaste bearbeiten, versenden oder auch löschen.
 
2) über Button "eine Datei dem Dok.Archiv hinzufügen" öffnet sich der Wind.Explorer, wo Sie eine Datei auswählen können, sie wird dann dem Dokumentarchiv hinzugefügt.
 
bestehendes Dokument öffnen:
Mit Doppelklick auf eine Datei öffnet sich danach jederzeit wieder das gewünschte Dokument. Mit diesen Dokumenten können Sie genauso verfahren wie mit "geladenen" Files (versenden, etc.).
Die Sortierung kann über einen Doppelklick in eine Spaltenüberschrift bestimmt werden.
 
 
2) neues Dokument erstellen
 
Im Hauptverzeichnis von Cadia (Wind.Explorer) stehen 4 fertige Worddokumente (cadia01-04.doc) und 1 Excel-Arbeitsblatt (cadia11.xls) zur Verwendung bereit. Diese dienen als Vorlage auch für weitere Vorlagen.
Diese fünf Dateien können Sie anpassen, umbenennen oder in ein Verzeichnis legen, wo alle Ihre Mitarbeiter Zugriff darauf haben.
Zum Abändern der Vorlagen öffnen Sie diese direkt aus Word oder Excel heraus.
 
Möchten Sie weitere Dokumente mit aufnehmen, legen Sie diese auch unter an (NUR Word- und Excel-Dateien!) > Dokumentvorlagen (Sie erfahren, wie Sie diese anlegen und wie diese mit den Textmarken eingerichtet werden können.
 
 
Wenn Sie nun ein neuen Dokument erstellen möchten,
wählen Sie nun aus Ihrem Verzeichnis eine Datei aus und klicken Sie danach auf den Button "neues Dokument erstellen". Jetzt werden der Reihe nach (bei Wordvorlage) die einzelnen Textmarken aufgerufen.
Bei Word wird der Betreff als "Name" in das Verzeichnisregister geschrieben. Bei Excel vergeben Sie bitte selbstätig einen Namen oder behalten die laufende Nummer bei.
 
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3. Scannen
 
Sie können aus Cadia heraus auch Scannen.