Hilfedatei zu Cadia Warenwirtschaft © by Langwald EDV-Beratung
 
×
Menü
Index

Emaileinrichtung

 
Emailkonten werden über Menü Administration/Emailkonten eingerichtet.
 
Hier im Fenster weisen Sie bei Bedarf einem Mitarbeiter die Emailkonten (Emailadressen) zu, auf die er eine Berechtigung hat.
 
 
Die Berechtigung gilt für
* das Empfangen und Lesen sowie Bearbeiten von Emails, Pers.No. zuordnen, Bearbeitungsvermerk eintragen sowie
* die Emailablage beim Kontakt bzw. die Archivierung über das Dokumentenarchiv.
 
Sinn macht das z.B. für zentrale Emailkonten (wie in unserem Beispiel oben), für die vielleicht auch mehrere Mitarbeiter berechtigt sind.
Auch für Urlaubs- oder sonstige Karenzvertretungen lässt sich hier ein Emailkonto hinzufügen, damit das Konto auch während der Abwesenheit erreichbar bleibt.
 
Für den Zustand, dass ein Mitarbeiter für eine Emailadresse nicht berechtigt ist, er aber ab und zu eine Email lesen bzw. bearbeiten soll, gibt es die Emailfreigabe.
Bzgl. privater Nutzung der Emailkonten (DSGVO) sollte hier jeder Betrieb dies mit seinen Mitarbeitern abklären.
 
Weiters kann pro Emailkonto ausgewählt werden, ob dieser Mitarbeiter über dieses Emailkonto eine Email versenden darf:
Setzen Sie dann pro Emailkonto das Häkchen bei Emailversand:
Für Konten, wo kein Emailversand notwendig ist, weil der Emailversand zentral über eine andere Emailadresse erfolgt, bleibt das Häkchen auch leer. 
>>> Lässt sich das Häkchen nicht setzen, dann ist der Mailversand für das Konto nicht aktiv!
 
Haben Sie mehrere Emailkonten, lässt sich noch ein Sortierschlüssel hinzufügen für die Sortierung der Emailadressen.
 
Wählen Sie nun in Folge das Emailkonto aus, dass standardgemäß bei Emailversand in der Emailnachricht gewählt ist:
 
Mit dieser Methodik ist auch gewährleistet, dass ein für dieses Emailkonto nicht authorisierter Mitarbeiter
die Emails auch nicht über die Anzeige in der Kontaktverwaltung oder Einzelobjekt öffnen kann.
Der Empfänger bzw. Verfasser der Email kann aber eine Freigabe zu einer Email über die "Emailanzeige"
selbst geben (Sperrschloss anklicken). Somit wird die Email künftig wieder für ALLE lesbar/bearbeitbar.
__________________
 
Sind mehrere Emailadressen zugeteilt für den Versand, haben Sie in der Emailnachricht die Möglichkeit eine alternative Emailadresse für den Versand zu wählen: